Waarom Tom Haak de persoonlijke gebruikshandleiding als HR-trend ziet

Op 16 februari 2021 verscheen een video met een vraag die bijna te eenvoudig klinkt: “Do you have a Personal User Guide?” Tom Haak van het HR Trend Institute en Natal Dank van PXO Culture zitten tegenover elkaar. Geen podium, geen groot toekomstverhaal. Ze praten over iets praktisch: wat als mensen een korte gebruiksaanwijzing hadden die uitlegt hoe je prettig met hen samenwerkt?

Hun eigen handleidingen maken het idee direct tastbaar: bekijk de Personal User Guide van Tom Haak en de Personal User Guide van Natal Dank.

Haak had de persoonlijke gebruikshandleiding kort daarvoor opgenomen in zijn overzicht van belangrijke HR-trends. Hij zag een beweging naar meer persoonlijk maatwerk. Niet iedereen heeft dezelfde begeleiding, vergadering of hoeveelheid vrijheid nodig. Een handleiding maakt die verschillen eerder zichtbaar, zodat collega’s niet maanden hoeven te raden.

Dat idee is vijf jaar later nog steeds actueel. Hybride werken heeft veel dagelijkse signalen uit samenwerking gehaald. Een collega die vroeger even naar je bureau liep, stuurt nu een kort bericht. Wie stilte nodig heeft om na te denken, kan in een videogesprek afwezig lijken. Wie graag snel afstemt, kan in tekst juist ongeduldig overkomen. De vraag is daarom niet alleen of je elkaar kent. De vraag is of je weet wat de ander nodig heeft wanneer het werk spannend, onduidelijk of snel wordt.

Een handleiding vervangt het maandenlange raden

Haak vat het doel helder samen. Een persoonlijke gebruikshandleiding helpt anderen begrijpen hoe ze het best met je kunnen omgaan, en helpt jou hetzelfde bij hen te doen. In de begeleidende publicatie van het HR Trend Institute noemt hij tien mogelijke opbrengsten. Daaronder vallen duidelijke verwachtingen, sneller tot rijke gesprekken komen, zwakke kanten bespreekbaar maken, voorspelbaarder worden en respect tonen voor wie een collega is.

Die lijst draait om één probleem: veel kennis over samenwerking ontstaat pas nadat iets is misgegaan.

Je ontdekt dat je manager ’s ochtends met rust gelaten wil worden nadat drie vroege berichten onbeantwoord bleven. Je merkt dat een collega alleen bruikbare feedback kan geven wanneer hij de vraag vooraf ziet, nadat een overleg al is vastgelopen. Je leert dat iemand een voorlopig idee graag samen uitbouwt, nadat je haar halve plan als slordig hebt beoordeeld.

Mensen leren dit uiteindelijk wel. Alleen betalen teams onderweg met irritatie, herstelgesprekken en verloren tijd. Een persoonlijke handleiding haalt een deel van dat leren naar voren. Niet door ieder probleem te voorspellen, maar door de belangrijkste gebruiksaanwijzingen vroeg uit te spreken.

Dat is ook waarom het woord handleiding werkt. Het maakt de vraag klein en concreet. Niet: wie ben jij ten diepste? Wel: hoe kan ik goed met je samenwerken?

Duidelijkheid is iets anders dan iedereen hetzelfde behandelen

Haak plaatst de handleiding in een bredere beweging naar persoonlijk maatwerk. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar organisaties verwarren duidelijkheid nog vaak met één vaste werkwijze voor iedereen.

Een vergadering begint standaard met hardop ideeën roepen. Feedback wordt spontaan gegeven omdat directheid belangrijk is. Een project krijgt een strak plan omdat voorspelbaarheid prettig zou zijn. Zulke afspraken kunnen prima werken, maar nooit voor iedereen tegelijk.

Onze eerder gepubliceerde analyse van 2.705 persoonlijkheidsprofielen maakt zichtbaar hoe groot die variatie is. Het volledige onderzoek staat in dat artikel. Hier gebruiken we alleen de voorkeuren rond plannen en contact, omdat die direct aansluiten op de werksituaties die Haak en Dank bespreken. Demoprofielen zijn uitgesloten. We tonen alleen groepen van minimaal vijftig mensen en ronden percentages af op hele getallen.

Flexibel19%Methodisch35%Gefocust46%

Rustig25%Vrolijk40%Uitbundig36%

Geen enkele voorkeur heeft één standaard die voor bijna iedereen geldt. Neem contact in een overleg. Een kwart van de profielen is rustig, 40% is vrolijk en 36% is uitbundig. Een team dat betrokkenheid afmeet aan wie het vaakst praat, ziet dus een flinke groep over het hoofd.

Ook bij plannen is er geen universele aanpak. 19% is flexibel, 35% is methodisch en 46% is gefocust. Een gefocuste collega kan rust krijgen van een vroege einddatum en duidelijke eigenaar. Een flexibele collega kan juist goed worden wanneer onderweg ruimte blijft om op nieuwe informatie te reageren.

Dit is geen pleidooi voor vijftien werkprocessen per team. Het is een pleidooi om niet automatisch van jezelf uit te gaan. Duidelijkheid betekent dat mensen weten waar ze aan toe zijn. Dat kan juist vragen om verschillende afspraken.

Vertrouwen begint niet met alles delen

In de opsomming van Haak komen transparantie, authenticiteit en vertrouwen meerdere keren terug. Dat verdient een kanttekening. Een persoonlijke handleiding is geen uitnodiging om je hele privéleven met collega’s te delen. Eerlijk delen werkt alleen wanneer iemand zelf bepaalt wat relevant en veilig is om te vertellen.

Goede informatie gaat over waarneembaar werkgedrag:

• “Als ik stil ben in een overleg, denk ik meestal nog na.”
• “Geef me bij feedback eerst het gewenste resultaat, daarna de details.”
• “Een nieuwe richting bespreek ik graag vroeg, voordat alles is uitgewerkt.”
• “Onder tijdsdruk klink ik korter dan ik bedoel.”
• “Als een besluit vaststaat, wil ik graag weten wie het noteert en wanneer we erop terugkomen.”

Deze zinnen maken gedrag voorspelbaarder zonder iemand vast te zetten. Ze helpen een ander je bedoeling beter lezen. Dat is een belangrijk verschil. Een handleiding zegt niet: zo ben ik nu eenmaal. Ze zegt: dit gebeurt vaak, dit kan verkeerd overkomen en zo kunnen we ermee omgaan.

Een persoonlijke handleiding moet daarom altijd wederkerig zijn. Als alleen de manager uitlegt hoe anderen zich moeten aanpassen, is het geen hulpmiddel voor samenwerking maar een lijst instructies. De waarde ontstaat wanneer iedereen iets deelt, iedereen vragen mag stellen en afspraken kunnen veranderen.

De beste handleiding bevat frictie

Haak noemt ook het delen van zwakke kanten. Dat is misschien het moeilijkste deel. Mensen schrijven graag dat ze resultaatgericht zijn, hoge standaarden hebben of veel ideeën brengen. Zulke formuleringen klinken positief, maar vertellen een collega weinig over het moment waarop samenwerking lastig wordt.

Een bruikbare handleiding laat juist de schaduwkant zien:

Ik ben gefocust en maak graag vroeg een plan. Daardoor kan ik een nieuwe mogelijkheid te snel als afleiding behandelen. Als jij iets wilt veranderen, help me dan door het doel hetzelfde te laten en duidelijk te maken wat de nieuwe route oplevert.

Of:

Ik ben rustig en kom in een snel gesprek niet altijd meteen met mijn beste antwoord. Stuur me de kernvraag vooraf en geef me ruimte om later iets aan te vullen.

Zo’n tekst vraagt meer eerlijkheid dan een lijst sterke punten. Tegelijk wordt hij vriendelijker, omdat hij gedrag verklaart zonder het goed te praten. Je benoemt wat een ander kan merken én wat jij zelf gaat doen.

Wil je dat praktisch aanpakken, gebruik dan drie vaste vragen:

1. Welk gedrag zien anderen van mij wanneer het goed gaat?
2. Hoe kan hetzelfde gedrag onder druk verkeerd worden gelezen?
3. Welke kleine afspraak helpt ons allebei?

De antwoorden passen vaak op één pagina. Dat sluit aan bij het oorspronkelijke idee waar ook The New York Times over schreef: een korte handleiding kan nieuwe collega’s sneller laten begrijpen wat ze anders pas na lange tijd ontdekken.

Wat de video en de data niet bewijzen

De video laat zien waarom Haak en Dank enthousiast zijn. De platformanalyse laat zien dat werkvoorkeuren sterk uiteenlopen. Samen maken ze aannemelijk dat expliciete afspraken nuttig kunnen zijn. Ze bewijzen niet dat een persoonlijke handleiding automatisch vertrouwen, snelheid of betere prestaties veroorzaakt.

Daarvoor zou je teams vóór en na invoering moeten volgen, met een duidelijke vergelijking en afspraken over wat je meet. Die gegevens hebben we hier niet. De 2.705 profielen vormen bovendien geen doorsnede van alle werkenden. Het zijn mensen die zelf een profiel op Personal User Guide hebben ingevuld.

De data vertelt ook niet waarom iemand een handleiding maakte. In het huidige overzicht staat niet betrouwbaar of het doel werk, familie, sport, daten en relaties of persoonlijke ontwikkeling was. We gebruiken die contexten daarom niet voor vergelijkingen.

Dat voorbehoud maakt het praktische inzicht niet kleiner. Het houdt het precies. We weten dat de voorkeuren uiteenlopen. We weten dat veel daarvan in dagelijks gedrag zichtbaar wordt. En we weten dat mensen zulke verschillen vaak pas bespreken wanneer er al frictie is.

Begin niet met vijf pagina’s, maar met één misverstand

De vraag uit de video hoeft geen groot HR-project te worden. Kies één terugkerend misverstand. Misschien denkt je collega dat je stil bent omdat je niet betrokken bent. Misschien ervaart iemand jouw behoefte aan een plan als controle. Misschien zie jij een snelle koerswijziging als chaos, terwijl de ander probeert ruimte te houden voor nieuwe informatie.

Schrijf daar drie regels over:

• Dit zie je mij vaak doen.
• Zo kan dat verkeerd overkomen.
• Dit kunnen wij afspreken.

Bespreek die regels met de persoon die het gedrag echt meemaakt. Vraag niet alleen of de tekst klopt, maar ook wat er nog ontbreekt. Dan wordt zelfkennis gedeelde kennis.

Tom Haak zag de persoonlijke gebruikshandleiding als een vorm van persoonlijk maatwerk in HR. De platformdata laat zien waarom dat geen luxe is: bij plannen en contact werken aanzienlijke groepen vanuit verschillende voorkeuren. Eén normale manier van samenwerken bestaat dus niet.

Je hoeft ook niet te wachten tot een organisatie dit invoert. Je kunt zelf een persoonlijke gebruikshandleiding maken, één misverstand eerder bespreekbaar maken en daarmee vandaag al beginnen.