Créer son mode d’emploi personnel, avec des exemples

Un mode d’emploi personnel peut donner l’impression que tu es un appareil compliqué. Ce n’est évidemment pas le cas. Pourtant, de nombreuses relations de travail échouent pour la même raison qu’un appareil sans notice: l’autre doit découvrir ce qui fonctionne par essais et erreurs.

Comment préfères-tu recevoir du feedback? Que se passe-t-il lorsqu’une échéance devient incertaine? Réfléchis-tu à voix haute ou as-tu besoin de penser seul d’abord? Quand parais-tu brusque alors que tu es simplement concentré? Ces éléments sont rarement secrets, mais rarement discutés explicitement.

Un personal user manual rend ces schémas visibles. On parle aussi de manual of me ou de manager README. Le but reste le même: aider les autres à comprendre plus vite comment collaborer avec toi de manière efficace et agréable.

Ce guide suit la structure du guide d’utilisateur personnel que nous générons, car elle est née de milliers de conversations sur la collaboration.

Qu’est-ce qu’un mode d’emploi personnel?

C’est un guide court dans lequel tu décris comment tu travailles, communiques, décides et réagis sous pression. Tu partages des schémas que tes collègues mettraient des mois à découvrir.

Le texte lance une conversation, ce n’est pas un contrat. Les personnes changent et personne n’est tenu de correspondre pour toujours à une description.

Pourquoi en créer un?

Les nouveaux collègues reçoivent un organigramme, une liste d’outils et une présentation. Ils apprennent peu de choses sur les personnes avec lesquelles ils devront se coordonner chaque jour, et découvrent les règles importantes à travers de petites frictions.

Un collègue découvre après plusieurs signaux manqués que tu as besoin de silence pour réfléchir. Tu découvres après un message trop direct que «court et clair» peut sembler menaçant sans contexte. Un manager réalise après plusieurs semaines qu’une mission ouverte te paraît floue plutôt que libre.

Un mode d’emploi personnel raccourcit cette phase d’apprentissage. Le vrai gain n’est pas que tout le monde suive tes préférences, mais qu’une différence devienne discutable avant que quelqu’un en fasse un jugement.

Observer avant d’écrire

De nombreux guides restent vagues parce qu’ils commencent par de belles phrases: «j’apprécie la communication ouverte», «je suis orienté vers les résultats». Presque tout le monde est d’accord, mais le lecteur ne sait pas quoi faire différemment demain.

Pars de situations où la collaboration s’est bien ou mal passée. Pour chacune, note:

1. Que s’est-il réellement passé?
2. Qu’as-tu fait?
3. Qu’a probablement pensé l’autre personne de ton comportement?
4. Que signifiait-il pour toi?
5. Quel petit accord aurait aidé?

Exemple: tu as peu parlé pendant un brainstorming. Le groupe pensait que tu n’étais pas intéressé, alors que tu cherchais des liens et voulais parler quand ton idée tiendrait debout. L’accord utile: envoyer la question avant et permettre un ajout écrit après.

Voilà de la matière exploitable. L’étape trois est la plus importante, et c’est le sujet du reste de cet article.

L’essentiel: le comportement visible et la façon dont il est mal lu

En construisant Personal User Guide, une chose est ressortie. Les traits isolés servent peu. Ce qui fait vraiment avancer les gens, c’est toujours le même couple de phrases:

• Ce que les autres me voient faire au quotidien. Un comportement concret, pas un trait de caractère.
• Comment ce même comportement peut être mal interprété. Non comme un aveu, mais comme un avertissement.

C’est pourquoi le guide généré écrit deux phrases par thème: «Au quotidien, tu peux voir que je ...» et «D’un autre côté, je peux aussi être vu comme quelqu’un qui ...». Presque personne n’écrit cette seconde partie de lui-même, et c’est là que naissent les conflits.

Le guide organise ce couple avec cinq rangées de mots d’ancrage tirés des traductions. N’invente ni terme technique ni nombre. Utilise le mot affiché par le guide et décris le comportement visible.

Conventionnel, intéressé ou progressif

Si tu es progressif, les autres voient que tu produis vite des idées nouvelles, que tu aimes les concepts et que la complexité ne te gêne pas. Ce même comportement est lu comme: vite lassé, changer pour changer, rêver sans plan.

Si tu es conventionnel, les autres voient que tu travailles de façon pratique, que tu apprécies la routine et que tu préfères laisser les choses en place. Ce même comportement est lu comme: rigide, peu de vue d’ensemble, difficile à embarquer dans un changement.

Si tu es intéressé, tu explores la nouveauté tout en voulant savoir ce qu’elle apporte concrètement.

En réunion, j’aime citer trois options. Cela ne veut pas dire que je veux rouvrir la décision. Dis-moi que la direction est fixée et je passe à l’exécution.

Désorganisé, méthodique ou concentré

Si tu es concentré, les autres voient que tu avances vers des objectifs, que tu es précis, que tu planifies et que tu décides posément. Ce même comportement est lu comme: autoritaire, perfectionniste, incapable de s’arrêter.

Si tu es plutôt désorganisé dans ta façon de faire, les autres voient que tu es spontané, que tu mènes plusieurs choses à la fois et que l’incertitude ne te paralyse pas. Ce même comportement est lu comme: repousser, mal s’organiser, sous-estimer le risque.

Si tu es méthodique, tu combines généralement préparation et marge d’ajustement.

Je demande tôt qui pilote et selon quel calendrier. Ce n’est pas de la méfiance. Dis-moi quand tu le prends en main et je lâche.

Tranquille, joyeux ou dominant

Si tu es dominant, les autres voient de l’enthousiasme, quelqu’un qui prend la parole en groupe, qui prend vite la main et qui donne le rythme. Ce même comportement est lu comme: trop présent, trop tranché, parler par-dessus les autres.

Si tu es tranquille, les autres voient que tu dis peu en groupe, que tu laisses la conduite aux autres et que tu préfères écrire. Ce même comportement est lu comme: distant, difficile à cerner, peu impliqué.

Si tu es joyeux, tu es souvent à l’aise seul comme avec les autres sans devoir rester au premier plan.

Dans une grande réunion, je parle peu. Ce n’est pas du désintérêt. Envoie la question avant ou interroge-moi directement, et tu auras une réponse construite.

Concurrentiel, raisonnable ou compatissant

Si tu es compatissant, les autres voient que tu aides, que tu te mets à la place de chacun et que tu pardonnes vite. Ce même comportement est lu comme: éviter la confrontation, effacer ton propre intérêt, vouloir être apprécié.

Si tu es concurrentiel, les autres voient que tu travailles de façon autonome, que tu communiques directement et que tu ne prends rien pour argent comptant. Ce même comportement est lu comme: têtu, cassant, peu intéressé par l’autre.

Si tu es raisonnable, tu cherches généralement un équilibre praticable entre tes intérêts et ceux des autres.

Je ne dis en général pas tout de suite que je ne suis pas d’accord. Demande-moi donc mon avis à la fin, et je te le donnerai.

Imperturbable, détendu ou émotionnel

Si tu es émotionnel dans ta façon de réagir, les autres voient que tu repères les risques tôt, que tu t’inquiètes et que tu réagis parfois vivement. Ce même comportement est lu comme: agité, susceptible, d’humeur changeante.

Si tu es imperturbable, les autres voient que tu restes calme, que tu penses en solutions et qu’il est difficile de te décourager. Ce même comportement est lu comme: trop détendu, indifférent, insensible à ce qui se joue.

Si tu es détendu, tu restes généralement équilibré et récupères vite après un revers.

Quand la tension monte, je deviens plus silencieux et plus factuel. Cela ne veut pas dire que je m’en moque. Demande-moi ce qui pourrait mal tourner selon moi et cela sortira.

Un exemple court

Voici un mode d’emploi compact. Reprends la structure, pas les mots.

Progressif

Tu me vois produire des options et proposer vite de nouvelles directions. Cela peut ressembler à une envie de tout changer sans fin. Dis-moi quand une décision est prise et j’arrête d’ajouter des options.

Concentré

Tu me vois planifier, suivre les accords et vouloir que les détails tiennent. Cela peut ressembler à du contrôle. Dis-moi quels détails comptent vraiment et je laisse le reste.

Tranquille

Tu me vois parler peu en grand groupe et préférer l’écrit. Cela peut passer pour de la distance. Demande-moi une réaction écrite courte après la réunion.

Concurrentiel

Tu me vois direct et prompt à questionner les hypothèses à voix haute. Cela peut sonner dur. Dis-le tout de suite si mon ton est trop sec; je préfère ajuster ma forme que te laisser avec l’inconfort.

Imperturbable

Tu me vois rester calme quand quelque chose dérape. Cela peut donner l’impression que je ne prends pas la chose au sérieux. Dis-moi l’effet que cela a sur toi, car je ne le vois pas toujours seul.

Cela fonctionne parce que chaque partie contient un comportement visible, une mauvaise lecture possible et une demande.

Cinq erreurs fréquentes

Écrire une brochure publicitaire

Un guide qui ne mentionne que les forces n’est pas crédible. Décris aussi comment le comportement associé à chaque ancre peut être mal compris.

Rendre les autres responsables de ton comportement

«Ne m’interromps jamais quand je suis concentré» est une exigence. «En cas d’urgence, demande si je peux basculer maintenant, sinon je réserve un moment» est un accord praticable.

Utiliser des étiquettes sans les traduire

«Je suis introverti» ou «je suis un ENFP» dit peu de choses sur un mardi après-midi précis. «Concentré» ou «compatissant» ne disent rien non plus. Traduis chaque mot en comportement observable.

Écrire trop

Cinq parties courtes suffisent. Commence par une page et tiens-toi à trois lignes par thème.

Traiter le texte comme définitif

Après un mois, demande ce qui a aidé, ce qui était inexact et ce qui manque. Mets le texte à jour après un nouveau rôle ou un conflit qui revient.

En parler avec l’équipe

Ne te contente pas d’envoyer le document en disant que les questions sont bienvenues. Fais-en une conversation réciproque. Laisse à chacun le temps de préparer son propre mode d’emploi et discute de trois points maximum par personne:

1. Que devons-nous absolument savoir?
2. Où peut-on mal te comprendre?
3. Quel accord souhaites-tu tester avec cette équipe?

Laisse poser des questions, mais évite que quelqu’un ait à défendre une préférence. Le but est de comprendre et de s’ajuster. Choisis ensuite une expérience d’équipe: envoyer les questions à l’avance, noter chaque décision ou ne pas garder le feedback jusqu’à un entretien prévu.

Pour le travail, utilis le guide pour les équipes. La même méthode, avec d’autres questions, fonctionne en famille, dans les relations, les équipes sportives et le développement personnel.

L’écrire soi-même ou le faire générer

L’écrire soi-même fonctionne. Tu choisis alors les mots d’ancrage qui te correspondent, cherches quel comportement les autres voient et imagines comment il est mal lu.

Personal User Guide appuie ce choix sur un test validé puis affiche les mots exacts des traductions. Vois comment fonctionne Personal User Guide.

Les deux voies aboutissent au même point: le profil donne un langage à tes préférences, et la valeur apparaît quand ce langage devient des accords.

Commencer assez petit pour s’y mettre aujourd’hui

Tu n’as pas besoin de te comprendre entièrement avant de commencer. Prends un mot d’ancrage sur lequel on te comprend souvent de travers et écris trois lignes:

• Ce que les autres me voient faire au quotidien, c’est ...
• Cela est parfois lu comme ...
• Ce qui m’aide, c’est que tu ...

Demande ensuite à un collègue ou à un proche: «Est-ce que tu reconnais cela? Qu’est-ce qui manque?». Cette question transforme une image de soi en savoir partagé. Un mode d’emploi personnel n’est pas un texte sur toi, mais un outil pour la relation entre toi et les personnes avec lesquelles tu veux construire quelque chose.

À lire ensuite

Vois ce que 2 705 profils révèlent sur la collaboration, puis découvre les combinaisons les plus fréquentes et les plus rares.