Créer son mode d’emploi personnel, avec des exemples

Un mode d’emploi personnel peut donner l’impression que vous êtes un appareil compliqué. Ce n’est évidemment pas le cas. Pourtant, de nombreuses relations de travail échouent pour la même raison qu’un appareil sans notice: l’autre doit découvrir ce qui fonctionne par essais et erreurs.

Comment préférez-vous recevoir du feedback? Que se passe-t-il lorsqu’une échéance devient incertaine? Réfléchissez-vous à voix haute ou avez-vous besoin de penser seul d’abord? Quand paraissez-vous brusque alors que vous êtes simplement concentré? Ces éléments sont rarement secrets, mais rarement discutés explicitement.

Un personal user manual rend ces schémas visibles. On parle aussi de manual of me ou de manager README. Le but reste le même: aider les autres à comprendre plus vite comment collaborer avec vous de manière efficace et agréable.

Ce guide suit la structure de la Personal User Guide que nous générons, car elle est née de milliers de conversations sur la collaboration.

Qu’est-ce qu’un mode d’emploi personnel?

C’est un guide court dans lequel vous décrivez comment vous travaillez, communiquez, décidez et réagissez sous pression. Vous partagez des schémas que vos collègues mettraient des mois à découvrir.

Le texte lance une conversation, ce n’est pas un contrat. Les personnes changent et personne n’est tenu de correspondre pour toujours à une description.

Pourquoi en créer un?

Les nouveaux collègues reçoivent un organigramme, une liste d’outils et une présentation. Ils apprennent peu de choses sur les personnes avec lesquelles ils devront se coordonner chaque jour, et découvrent les règles importantes à travers de petites frictions.

Un collègue découvre après plusieurs signaux manqués que vous avez besoin de silence pour réfléchir. Vous découvrez après un message trop direct que «court et clair» peut sembler menaçant sans contexte. Un manager réalise après plusieurs semaines qu’une mission ouverte vous paraît floue plutôt que libre.

Un mode d’emploi personnel raccourcit cette phase d’apprentissage. Le vrai gain n’est pas que tout le monde suive vos préférences, mais qu’une différence devienne discutable avant que quelqu’un en fasse un jugement.

Observer avant d’écrire

De nombreux guides restent vagues parce qu’ils commencent par de belles phrases: «j’apprécie la communication ouverte», «je suis orienté vers les résultats». Presque tout le monde est d’accord, mais le lecteur ne sait pas quoi faire différemment demain.

Partez de situations où la collaboration s’est bien ou mal passée. Pour chacune, notez:

1. Que s’est-il réellement passé?
2. Qu’avez-vous fait?
3. Qu’a probablement pensé l’autre personne de votre comportement?
4. Que signifiait-il pour vous?
5. Quel petit accord aurait aidé?

Exemple: vous avez peu parlé pendant un brainstorming. Le groupe pensait que vous n’étiez pas intéressé, alors que vous cherchiez des liens et vouliez parler quand votre idée tiendrait debout. L’accord utile: envoyer la question avant et permettre un ajout écrit après.

Voilà de la matière exploitable. L’étape trois est la plus importante, et c’est le sujet du reste de cet article.

L’essentiel: le comportement visible et la façon dont il est mal lu

En construisant la Personal User Guide, une chose est ressortie. Les traits isolés servent peu. Ce qui fait vraiment avancer les gens, c’est toujours le même couple de phrases:

• Ce que les autres me voient faire au quotidien. Un comportement concret, pas un trait de caractère.
• Comment ce même comportement peut être mal interprété. Non comme un aveu, mais comme un avertissement.

C’est pourquoi le guide généré écrit deux phrases par thème: «Au quotidien, vous pouvez voir que je ...» et «D’un autre côté, je peux aussi être vu comme quelqu’un qui ...». Presque personne n’écrit cette seconde partie de lui-même, et c’est là que naissent les conflits.

Nous rattachons ce couple aux cinq dimensions du modèle Big Five. Chaque dimension est continue: vous vous situez entre deux pôles, et chaque pôle a sa force et son risque d’usage. Pour chaque dimension, notez le pôle qui vous correspond le mieux, puis une demande.

Ouverture: conventionnel ou progressif

Si vous êtes progressif, les autres voient que vous produisez vite des idées nouvelles, que vous aimez les concepts et que la complexité ne vous gêne pas. Ce même comportement est lu comme: vite lassé, changer pour changer, rêver sans plan.

Si vous êtes conventionnel, les autres voient que vous travaillez de façon pratique, que vous appréciez la routine et que vous préférez laisser les choses en place. Ce même comportement est lu comme: rigide, peu de vue d’ensemble, difficile à embarquer dans un changement.

En réunion, j’aime citer trois options. Cela ne veut pas dire que je veux rouvrir la décision. Dites-moi que la direction est fixée et je passe à l’exécution.

Caractère consciencieux: désorganisé ou concentré

Si vous êtes concentré, les autres voient que vous avancez vers des objectifs, que vous êtes précis, que vous planifiez et que vous décidez posément. Ce même comportement est lu comme: autoritaire, perfectionniste, incapable de s’arrêter.

Si vous êtes plutôt désorganisé dans votre façon de faire, les autres voient que vous êtes spontané, que vous menez plusieurs choses à la fois et que l’incertitude ne vous paralyse pas. Ce même comportement est lu comme: repousser, mal s’organiser, sous-estimer le risque.

Je demande tôt qui pilote et selon quel calendrier. Ce n’est pas de la méfiance. Dites-moi quand vous le prenez en main et je lâche.

Extraversion: tranquille ou dominant

Si vous êtes dominant, les autres voient de l’enthousiasme, quelqu’un qui prend la parole en groupe, qui prend vite la main et qui donne le rythme. Ce même comportement est lu comme: trop présent, trop tranché, parler par-dessus les autres.

Si vous êtes tranquille, les autres voient que vous dites peu en groupe, que vous laissez la conduite aux autres et que vous préférez écrire. Ce même comportement est lu comme: distant, difficile à cerner, peu impliqué.

Dans une grande réunion, je parle peu. Ce n’est pas du désintérêt. Envoyez la question avant ou interrogez-moi directement, et vous aurez une réponse construite.

Agréabilité: concurrentiel ou compatissant

Si vous êtes compatissant, les autres voient que vous aidez, que vous vous mettez à la place de chacun et que vous pardonnez vite. Ce même comportement est lu comme: éviter la confrontation, effacer votre propre intérêt, vouloir être apprécié.

Si vous êtes concurrentiel, les autres voient que vous travaillez de façon autonome, que vous communiquez directement et que vous ne prenez rien pour argent comptant. Ce même comportement est lu comme: têtu, cassant, peu intéressé par l’autre.

Je ne dis en général pas tout de suite que je ne suis pas d’accord. Demandez-moi donc mon avis à la fin, et je vous le donnerai.

Sensibilité émotionnelle: imperturbable ou émotionnel

Si vous êtes émotionnel dans votre façon de réagir, les autres voient que vous repérez les risques tôt, que vous vous inquiétez et que vous réagissez parfois vivement. Ce même comportement est lu comme: agité, susceptible, d’humeur changeante.

Si vous êtes imperturbable, les autres voient que vous restez calme, que vous pensez en solutions et qu’il est difficile de vous décourager. Ce même comportement est lu comme: trop détendu, indifférent, insensible à ce qui se joue.

Quand la tension monte, je deviens plus silencieux et plus factuel. Cela ne veut pas dire que je m’en moque. Demandez-moi ce qui pourrait mal tourner selon moi et cela sortira.

Un exemple court

Voici un mode d’emploi compact qui suit les cinq dimensions. Reprenez la structure, pas les mots.

Ouverture: progressif

Vous me voyez produire des options et proposer vite de nouvelles directions. Cela peut ressembler à une envie de tout changer sans fin. Dites-moi quand une décision est prise et j’arrête d’ajouter des options.

Caractère consciencieux: concentré

Vous me voyez planifier, suivre les accords et vouloir que les détails tiennent. Cela peut ressembler à du contrôle. Dites-moi quels détails comptent vraiment et je laisse le reste.

Extraversion: tranquille

Vous me voyez parler peu en grand groupe et préférer l’écrit. Cela peut passer pour de la distance. Demandez-moi une réaction écrite courte après la réunion.

Agréabilité: concurrentiel

Vous me voyez direct et prompt à questionner les hypothèses à voix haute. Cela peut sonner dur. Dites-le tout de suite si mon ton est trop sec; je préfère ajuster ma forme que vous laisser avec l’inconfort.

Sensibilité émotionnelle: imperturbable

Vous me voyez rester calme quand quelque chose dérape. Cela peut donner l’impression que je ne prends pas la chose au sérieux. Dites-moi l’effet que cela a sur vous, car je ne le vois pas toujours seul.

Cela fonctionne parce que chaque partie contient un comportement visible, une mauvaise lecture possible et une demande.

Cinq erreurs fréquentes

Écrire une brochure publicitaire

Un guide qui ne mentionne que les forces n’est pas crédible. Décrivez aussi l’autre face de chaque dimension. Non comme un aveu, mais comme un avertissement honnête.

Rendre les autres responsables de votre comportement

«Ne m’interrompez jamais quand je suis concentré» est une exigence. «En cas d’urgence, demandez si je peux basculer maintenant, sinon je réserve un moment» est un accord praticable.

Utiliser des étiquettes sans les traduire

«Je suis introverti» ou «je suis un ENFP» dit peu de choses sur un mardi après-midi précis. «Concentré» ou «compatissant» ne disent rien non plus. Traduisez chaque mot en comportement observable.

Écrire trop

Cinq parties courtes suffisent. Commencez par une page et tenez-vous à trois lignes par dimension.

Traiter le texte comme définitif

Après un mois, demandez ce qui a aidé, ce qui était inexact et ce qui manque. Mettez le texte à jour après un nouveau rôle ou un conflit qui revient.

En parler avec l’équipe

Ne vous contentez pas d’envoyer le document en disant que les questions sont bienvenues. Faites-en une conversation réciproque. Laissez à chacun le temps de préparer son propre mode d’emploi et discutez de trois points maximum par personne:

1. Que devons-nous absolument savoir?
2. Où pouvons-nous mal vous comprendre?
3. Quel accord souhaitez-vous tester avec cette équipe?

Laissez poser des questions, mais évitez que quelqu’un ait à défendre une préférence. Le but est de comprendre et de s’ajuster. Choisissez ensuite une expérience d’équipe: envoyer les questions à l’avance, noter chaque décision ou ne pas garder le feedback jusqu’à un entretien prévu.

Pour le travail, utilisez le guide pour les équipes. La même méthode, avec d’autres questions, fonctionne en famille, dans les relations, les équipes sportives et le développement personnel.

L’écrire soi-même ou le faire générer

L’écrire soi-même fonctionne. Vous faites alors à la main ce que l’outil fait automatiquement: vous situez vous-même votre position sur chaque dimension, vous cherchez quel comportement les autres voient et vous imaginez comment il est mal lu. C’est difficile, car votre angle mort est par définition l’endroit où vous ne regardez pas.

La Personal User Guide générée ne saute pas cette étape, mais l’appuie sur un test Big Five validé plutôt que sur votre image de vous. À partir de vos scores, elle choisit le bon pôle par dimension et rédige les deux faces dans le format ci-dessus. Voyez comment fonctionne Personal User Guide.

Les deux voies aboutissent au même point: le profil donne un langage à vos préférences, et la valeur apparaît quand ce langage devient des accords.

Commencer assez petit pour s’y mettre aujourd’hui

Vous n’avez pas besoin de vous comprendre entièrement avant de commencer. Prenez une dimension, de préférence celle sur laquelle on vous comprend le plus souvent de travers, et écrivez trois lignes:

• Ce que les autres me voient faire au quotidien, c’est ...
• Cela est parfois lu comme ...
• Ce qui m’aide, c’est que vous ...

Demandez ensuite à un collègue ou à un proche: «Est-ce que tu reconnais cela? Qu’est-ce qui manque?». Cette question transforme une image de soi en savoir partagé. Un mode d’emploi personnel n’est pas un texte sur vous, mais un outil pour la relation entre vous et les personnes avec lesquelles vous voulez construire quelque chose.

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