Buffer zeigt: Eine persönliche Anleitung muss auffindbar sein

Du beginnst mit einer Kollegin ein neues Projekt. Es gibt einen Zeitplan, einen gemeinsamen Ordner und eine erste Besprechung. Erst nach einem schwierigen Feedbackgespräch erfährst du, dass sie Kommentare gerne vorher liest. Das stand bereits irgendwo. Du wusstest nur nicht, wo.

In Work Blueprints beschreibt Hailley Griffis, wie Buffer persönliche Arbeitsanleitungen in Notion zusammenführte. Daraus ergibt sich eine praktische Frage: Wo sucht dein Gegenüber, wenn die Zusammenarbeit Erklärung braucht?

Im Folgenden übertragen wir diese Frage auf dein Team. Die Beispiele und vorgeschlagenen Vereinbarungen sind unsere Ergänzung, keine Beschreibung von Buffers heutiger interner Arbeitsweise.

Auffindbarkeit gehört zum Nutzen

Eine sorgfältig geschriebene Anleitung kann für andere trotzdem wenig bewirken. Steht der Link nur in einer Willkommensmail, muss sich jemand zunächst an das Dokument erinnern und dann danach suchen. Wenn sich ein Termin verschiebt, macht das kaum jemand.

Lege die Anleitung dort ab, wo Menschen ohnehin Arbeitsinformationen suchen, etwa in der Teamübersicht oder auf der Startseite eines Projekts. Beschreibe den Zweck des Links mit einfachen Worten: Vorbereitung, Kommunikation und Feedback. So können Leser entscheiden, ob das Dokument gerade relevant ist.

Die wichtigste Vereinbarung sollte schnell lesbar sein. „Schick mir Feedback einen Arbeitstag vor unserem Gespräch, damit ich Beispiele vorbereiten kann“ gibt unmittelbar Orientierung. Eine längere Vorstellung deiner Laufbahn kann später folgen, wenn du sie teilen möchtest.

Wenn du eine persönliche Gebrauchsanweisung erstellst, beantworte deshalb zwei Fragen gemeinsam: Was müssen andere wissen und wo werden sie danach suchen?

Ein Projektstart gibt einen Anlass zum Lesen

„Lest die Anleitungen der anderen“ ist eine Aufgabe ohne klares Ergebnis. Eine Person liest alles, eine andere öffnet die Seite und macht weiter. Beide wissen nicht, was anschließend anders laufen soll.

Stelle beim Projektstart eine konkrete Frage: Welche Arbeitspräferenz könnte unsere erste gemeinsame Aufgabe beeinflussen? Bei einer Präsentation geht es vielleicht um Vorbereitung, bei einer Kundenanfrage um Erreichbarkeit und bei einem Entwurf darum, wann Feedback noch etwas ändern kann.

Angenommen, du möchtest zunächst einen stimmigen Vorschlag entwickeln, während deine Kollegin früh mitdenken will. Vereinbart, dass du am Mittwoch eine grobe Skizze mit zwei Fragen teilst. Am Freitag folgt die ausgearbeitete Fassung. So erhält früher Austausch einen Termin und selbstständiges Arbeiten behält seinen Raum.

Auch unser Artikel über Atlassians persönliche Anleitungen behandelt diesen Schritt: Verbindet eine Präferenz mit einer gemeinsamen Vereinbarung.

Ein Ablageort bedeutet keinen Zugang für alle

Es erscheint bequem, sämtliche Anleitungen allen zugänglich zu machen. Eine Teamvereinbarung, ein persönliches Beispiel und eine Bemerkung für die Führungskraft erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke.

Besprecht, wer den Text benötigt. Ein Projektpartner sollte deine Feedbackvereinbarung lesen können. Nicht alle Kollegen brauchen Zugang zu persönlichen Hintergründen. Lass die schreibende Person bestimmen, was sie teilt, und prüft die Zugriffsrechte am gewählten Ablageort.

Verlange auch keine private Erklärung für eine Arbeitspräferenz. „Ich lese lieber vorher“ reicht aus, um Vorbereitung zu besprechen. Niemand muss begründen, warum das so ist. Führungskräfte können mit einer Manager-README ihre eigenen Erwartungen und Verantwortlichkeiten genauso deutlich machen.

Aktualisiere die Vereinbarung dort, wo sie gelesen wird

Eine verschickte Kopie bleibt bestehen, nachdem die ursprüngliche Fassung geändert wurde. So kann jemand in gutem Glauben einer falschen Vereinbarung folgen. Verlinke möglichst die aktuelle Version und datiere wichtige Änderungen.

Prüft nach zwei Wochen eine konkrete Arbeitssituation. Kam das Feedback rechtzeitig? War klar, ob die Skizze noch verändert werden konnte? Wussten alle, wann ein Anruf nötig war? Ändert den Satz, der Verwirrung ausgelöst hat, und informiert die betroffene Person.

Die Veröffentlichung ist für sich genommen keine Wirkungsmessung für euer Team. Auffindbarkeit und Lesen garantieren keine bessere Zusammenarbeit. Prüft zunächst, was ihr direkt beobachten könnt: Konnte die andere Person die Vereinbarung finden, verstehen und nutzen?

Beginne bei der nächsten Zusammenarbeit

Wähle eine Person, mit der du diese Woche etwas fertigstellst. Teile den Link zu deiner Anleitung und zeige eine Passage, die für diese Aufgabe wichtig ist. Frage, welcher Kontext fehlt, und vereinbart gemeinsam einen konkreten Umgang damit.

Bewahrt die Vereinbarung dort auf, wo ihr das Projekt verfolgt. So beantwortet die Anleitung eine Frage, die bei der Arbeit ohnehin entsteht: Was brauchen wir voneinander, um diesen Auftrag gut abzuschließen?