GitLab zeigt: Vereinbart, wann ihr telefoniert

Du hast deine Vorliebe klar aufgeschrieben: Schick mir zuerst eine Nachricht, damit ich in Ruhe nachdenken kann. Dein Kollege hält sich daran. Trotzdem habt ihr inzwischen sechs Nachrichten zur selben Kundenfrage ausgetauscht. Die Frist rückt näher, und noch immer ist unklar, was entschieden werden muss. Die Anleitung wird befolgt, aber die Arbeit steht still.

Das Kommunikationshandbuch von GitLab bevorzugt nach Möglichkeit schriftlichen, asynchronen Austausch. Es nennt auch einen Videoanruf, wenn jemand nicht weiterkommt. Antworten außerhalb der geplanten Arbeitszeiten werden nicht erwartet.

Diese Kombination ist der Ausgangspunkt unserer eigenen Analyse: Eine Arbeitsvorliebe wird brauchbarer, wenn ihr auch besprecht, wann ihr die Vorgehensweise ändert. Die folgenden Beispiele sind unsere Vorschläge für ein Teamgespräch. Sie beschreiben weder GitLabs interne Umsetzung noch eine Empfehlung von Personal User Guide durch GitLab.

Eine Kanalvorliebe ist noch keine Entscheidungsregel

„Ich arbeite gern schriftlich“ sagt etwas über deine Vorbereitung aus. Es erklärt nicht, wie lange jemand warten soll, wenn eine Antwort unklar bleibt. „Ruf ruhig an“ lässt wiederum offen, ob jedes Detail eine Unterbrechung rechtfertigt.

Ergänze deshalb einen erkennbaren Anlass zum Wechseln. Zum Beispiel: Wenn wir nach zwei inhaltlichen Antworten offenbar noch verschiedene Fragen beantworten, schlägt einer von uns ein kurzes Gespräch vor. Diese Anzahl ist unsere Idee für eine Probevereinbarung, keine wissenschaftliche Grenze. Wählt etwas, das zur Arbeit und zu eurer Verfügbarkeit passt.

Ein Manager-README kann Erwartungen klären. Eine Führungskraft, die gern telefoniert, kann ausdrücklich erlauben, einen späteren Termin vorzuschlagen. Sonst wird aus einer persönlichen Vorliebe leicht eine unausgesprochene Anweisung.

Erkläre vor dem Anruf, woran es hängt

Eine unerwartete Einladung mit „Kurz sprechen?“ bietet wenig Orientierung. Schicke lieber die Frage, die beiden unterschiedlichen Deutungen und den Zeitpunkt, bis zu dem eine Entscheidung nötig ist. So kann die andere Person einschätzen, ob ein Gespräch hilft und welche Vorbereitung sinnvoll ist.

Angenommen, du möchtest einem Kunden etwas zusagen, während dein Kollege glaubt, dass ihr erst Informationen sammelt. Schreibe: „Ich möchte klären, ob wir Freitag liefern können. Du prüfst, glaube ich, noch die Optionen. Können wir um zwei zehn Minuten sprechen, um das Ziel abzugleichen?“

Das Gespräch wird damit zu einem Vorschlag mit einem Zweck. Die andere Person kann antworten, einen passenden Termin nennen oder das Missverständnis schon schriftlich auflösen. Wer Zeit zum Formulieren braucht, muss für einen kurzen Austausch nicht auf jede Vorbereitung verzichten.

Trenne Verfügbarkeit von Engagement

Wer nicht sofort antwortet, arbeitet vielleicht konzentriert oder hat Feierabend. Schreibe deshalb, wann du eine Antwort brauchst, ohne aus jeder Nachricht eine Pflicht zur Erreichbarkeit zu machen.

Für tatsächlich dringende Fälle braucht es eine eigene Teamvereinbarung: Was gilt als dringend, wer ist dann zuständig und welchen Kanal nutzt ihr? Eine persönliche Anleitung kann darauf verweisen. Sie muss keinen individuellen Bereitschaftsdienst für alle erfinden.

Unser Artikel über Buffer behandelt die Auffindbarkeit solcher Informationen. Bewahrt die Anrufvereinbarung bei der aktuellen Arbeitsvorliebe auf und teilt einen Link, damit eine alte Kopie nicht zur konkurrierenden Version wird.

Halte die Entscheidung wieder schriftlich fest

Nach zehn Minuten Telefonat wissen vielleicht zwei Menschen, wie es weitergeht. Ein später hinzukommender Kollege weiß es noch nicht. Notiert deshalb am gewohnten Arbeitsort, was entschieden wurde, wer den nächsten Schritt übernimmt und welche Frage offenbleibt.

Beschreibt dabei nicht den Charakter einer Person. „Wir bestätigen Donnerstag den Liefertermin“ ist eine nützliche Arbeitsinformation. „Sie zweifelt immer“ ist ein Urteil, das für den nächsten Schritt nicht nötig ist.

Erprobt einen Anlass zum Wechseln

Wählt einen wiederkehrenden Austausch, bei dem sich Nachrichten stapeln. Vereinbart, wann ihr ein Gespräch vorschlagt und wer anschließend die Entscheidung aufschreibt. Betrachtet nach zwei Wochen einen konkreten Fall: War die Frage klar, konnte sich die andere Person vorbereiten und konnte ein abwesender Kollege die Entscheidung finden?

Das Handbuch beweist nicht, dass diese Vereinbarung eure Zusammenarbeit verbessert. Prüft im Versuch, wo sie hilft und wo ihr sie anpassen müsst. Eine persönliche Anleitung darf Orientierung geben und zugleich Raum lassen, gemeinsam etwas anderes zu vereinbaren.